Selgitame, mis on tegevuskava ärimaailmas, selle funktsiooni ja omadusi. Samuti, kuidas koostada tegevuskava.
Mis on tegevuskava?
Ärimaailmas on tegevuskava ehk strateegiline plaan tuntud kui haldus- või juhtimistööriist, mille kaudu a organisatsioon (või mõnikord üksikisik) kaardistab parima tee oma saavutuste saavutamiseks eesmärgid. Need on terviklikud ja detailplaneeringud, erinevatel tasanditel, milles määratakse konkreetsed eesmärgid, nende täitmiseks vajalikud ressursid ja lõpuks nende elluviimiseks vajalikud tegevused.
Parim viis tegevuskava mõistmiseks on tegevuskava, st a diagramm kuidas jõuda eesmärgid Ettepanekud: nii nagu sihtkohta jõudmiseks on mitu teed, on ka organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks võimalik valida erinevaid teid.
Seda tüüpi tööriistade tähtsus seisneb selles, et need organiseerivad jõupingutusi ja võimaldavad piisavat planeerimist, mis vähendab veamarginaali ning potentsiaalset energia ja ressursside raiskamist.Lisaks vastavad need plaanid eeldusele, et suurem probleem segmenteeritakse väikesteks ja saavutatavateks eesmärkideks, liigutakse tahtmatult globaalse eesmärgi poole ja välditakse halvatust.
Tegevuskava tunnused
Tegevuskavade koostamiseks ei ole ühest viisi, kuna need kohandatakse tavaliselt iga organisatsiooni olukorra ja vajadustega. Kuid väga üldiselt iseloomustavad iga tegevuskava:
- Tuginedes määratletud eesmärkidele, pakub see välja võimaliku tee (või mitu) selle poole edu (pikaajaline), jagades selle väiksemateks üksusteks ja saavutatav lühikeses ja keskmises perspektiivis.
- See peab olema eesmärgi saavutamiseks vajalike toimingute kirjelduse osas väga üksikasjalik: vajalikud ressursid, hinnanguline aeg, prioriteetsed ülesanded jne.
- See on spetsiifiline, kuivõrd see reageerib antud olukorrale; Kui tegelik pilt peaks mingilgi määral muutuma, tuleb muuta ka tegevuskava. Vastasel juhul olete improvisatsiooni ja ettenägematute sündmuste vallas.
- Tavaliselt kaasnevad sellega graafilised või visuaalsed kujutised, nt vooskeemid, skeemid, organisatsiooni skeemid, jne.
Kuidas koostada tegevuskava?
Kuigi tegevuskava koostamiseks pole ühest viisi, on võimalik see jagada kuueks põhietapiks, mis tuleb tegevuskava edukaks toimimiseks läbida. Ja need on:
- Määratlege õigesti eesmärgid. Vanasõna ütleb, et tuul ei puhu kunagi nende kasuks, kes oma saatust ei tea. See tähendab, et kui me ei tea, mida me saavutada tahame, on edu saavutamine võimatu. Et iga tegevuskava lähtepunkt oleks alati saavutatavate, konkreetsete ja konkreetsete eesmärkide seadmine pikas, keskmises ja lühiajalises perspektiivis.
- Tõstke ja valige strateegiad. Sama eesmärgi suunas on palju võimalikke teid ning selleks, et valida see, mis meie vajadustele, rütmidele ja ressurssidele kõige paremini sobib, peame esmalt kaaluma kõiki võimalikke teid. Kui loendus on tehtud, võime järk-järgult loobuda neist, mis ei ole kasulikud või mis pole teostatavad, kuni leiame kõige sobivama strateegia.
- Määratle ülesanded ja järjesta need. Strateegia pole midagi muud kui võimalik marsruut, st abstraktselt välja toodud tee, mille praktikas rakendamine toob kaasa konkreetsete ülesannete komplekti. Need ülesanded ulatuvad puuduvate ressursside hankimisest, nende organiseerimisest ja kasutamisest kuni nende jaoks vajaliku läbivaatamise või kontrollimiseni otsuse tegemine. Oluline on määratleda, millised on strateegia järgimiseks vajalikud ülesanded, ning seejärel reastada need kiireloomulisteks, olulisteks ja tavalisteks.
- Tehke Gantti diagramm. See tööriist, mida tuntakse ka kui Gantti diagrammi, aitab teil määrata iga ülesande algus- ja lõpuajad ning selle ülevaatamiseks vajalikud ajavahemikud. Lõpmatuseni ei saa ju ühtki ülesannet edasi lükata.
- Määrata juhid ja vastutustundlik. Iga organisatsioon eeldab a hierarhiast juhtide kett, kes peavad iga ülesannet koordineerima ja edasi lükkama. Asi pole ülemuste määramises, vaid volituste delegeerimises, et ei tekiks „pudelikaelu“, mis otsustamist aeglustavad.
- Täitke plaan. Iga plaani viimane peatükk on loomulikult tööle asumine. See tähendab mitte ainult planeeringus sätestatu järgimist, vaid ka kontrolli ja järelevalve dünaamika kaudu ülevaatamist, et kavandatud planeering on olnud õige, ja kui ei ole, siis suutma seda õigeaegselt parandada.